27 mei '11 Versterken gemeentelijke organisatie

Van 23 januari tot 5 februari 2011 heeft Marc Jense, werkzaam bij de gemeente Heerenveen, een bezoek gebracht aan het project in Mozambique. Het doel van zijn bezoek was om het trainingsprogramma, met name het communicatiegedeelte, te bespreken en het bezoeken van alle vier de projectsteden.

In het eerste jaar van het project is er hard gewerkt aan het bouwen van sanitatievoorzieningen op scholen. Daarnaast zijn er trainingen gegeven aan de leerlingen over hygiëne. Dit is nu grotendeels gebeurd. Bij de bouw van de sanitatievoorzieningen werkte het project vanuit de gemeentelijke organisatie. Hierdoor is er een goed netwerk en vertrouwen binnen de gemeenten opgebouwd. Ook is er inzicht verkregen in het functioneren van de gemeentelijke organisaties in de vier steden. Het project zal zich in de volgende fase gaan richten op capacity building binnen de gemeenten.

Het afgelopen jaar is duidelijk geworden waar het de gemeenten nog ontbreekt aan kennis en kunde voor het goed laten functioneren van een sanitatieafdeling binnen de gemeenten. Daarnaast zorgen de bestaande structuur en organisatiecultuur voor de nodige hindernissen. Het project zal de gemeenten adviseren, trainen en coachen om een goede organisatie op te bouwen.

gemeentelijke organisatie Heerenveen

Wat opvalt is dat de wethouders in de vier steden zeer betrokken zijn bij het ontwikkelen van “hun” stad. Ze zijn alleen met de huidige mensen en middelen niet in staat die gewenste ontwikkelingen vorm te geven.  Wil de gemeenten, die nu met name controlerend werken, veranderen in een ontwikkelingsgerichte organisatie, dan zal het kennis- en informatieniveau van de medewerkers omhoog moeten en is een verandering in structuur en cultuur noodzakelijk. Zonder verandering van de structuur en cultuur zal de kennis niet zijn weg vinden naar degene die uiteindelijk beslissingen kunnen en moeten maken.

In Mozambique zijn weinig mensen hoog opgeleid. De mensen die hoog opgeleid zijn vertrekken naar de nationale overheid, het bedrijfsleven of naar het buitenland. Werken bij de gemeenten is voor deze mensen nog niet erg aantrekkelijk. De universiteiten in Mozambique leiden op dit moment meer mensen steeds beter op. Over een aantal jaren zullen er hierdoor ook steeds beter opgeleide mensen beschikbaar komen voor het beleidswerk in de gemeenten.

Hoe kan er vanuit het project worden bijgedragen aan het ontwikkelen van een duurzame gemeentelijke organisatie?

De wethouders in de steden hebben een grote behoefte aan informatie, kennis en middelen om tot de realisatie van ontwikkelingen te komen. Zo komt de wethouder van Xai-Xai iedere dag even langs om bij te praten. De wethouder van Chokwe was erg blij dat hij Linda en Elsa (twee medewerkers van het project) zag en liet zich graag even coachen.

Binnen de bestaande organisatie heeft de burgemeester de macht. Hij of zij neemt uiteindelijk alle beslissingen. De wethouders zijn wel politiek benoemd, maar zijn ook min of meer in dienst van en ondergeschikt aan de burgermeester. De beleidsmedewerkers binnen de organisatie missen.

Het informatieniveau is laag en besluiten worden niet uitgewerkt en voorbereid. Hierdoor kunnen de wethouders, maar ook de burgemeester eigenlijk geen gefundeerde beslissingen nemen en krijgen ze weinig voor elkaar. Van door de gemeente gestuurde ontwikkeling is niet of nauwelijks sprake.

Door de wethouders meer toegang te geven tot specifieke, vakgerichte informatie, zullen zij hun positie ten opzichte van de burgemeester kunnen versterken, maar kunnen ze tegelijkertijd de burgemeester ook beter informeren. De burgemeester wordt hierdoor beter in staat gesteld om beslissingen te nemen, waardoor de gemeentelijke organisatie beter in staat is haar doelen te realiseren.

De nieuwe sanitatieafdeling is verweven in de gehele gemeentelijke structuur, de afdeling is afhankelijk van de andere afdelingen zoals personeel, transport en financiën. Voor het geven van trainingen is het daarom belangrijk dat dit op alle niveaus binnen de gemeentelijk organisatie gebeurd, van de afdeling financiën tot de afdeling P&O en van de schoonmakers in de stad(bijvoorbeeld arbo-trainingen) tot  wethouders en burgemeesters die managementtrainingen krijgen.

Verslagen van de activiteiten in Mozambique