Verslag van Tony Carlos, ITC missie naar project in Mozambique

In de maand februari van dit jaar (2012) ben ik naar Mozambique geweest en daar heb ik samengewerkt met het permanente  team  van het FUSP (Frisian Urban Sanitation Program). Mijn bijdrage maakte deel uit van de Capacity building component van het project. Het doel van de Capacity building component van het FUSP is, de lokale overheden helpen vaardigheden te ontwikkelen, die nodig zijn om een gezond openbaar bestuur te voeren. Een van deze vaardigheden is informatie management. Maar ook praktische vaardigheden zoals het kennen en benutten van de mogelijkheden van de beschikbare resources (mensen, apparatuur, kennis en vaardigheden, etc.) Een aantal organisaties, waaronder de NHL Hogeschool, waaraan ik verbonden ben,  faciliteren het FUSP project en de lokale partners in het bereiken van haar doelen door kennis uit te wisselen en delen.

Mijn opdracht was; een advies formuleren over wat het FUSP, in het kader van Capacity Building en met betrekking tot verantwoorde investeringen op het gebied van software en hardware, het beste zou kunnen doen. Het ging met name  om vier Gemeentes (Chókwè, Maxixe, Inhambane en Xai-Xai).  Dus een inventarisatie van de huidige situatie lag voor de hand. Deze inventarisatie is gedaan op onder anderen de volgende aspecten; de beschikbare hard-/ en software, de mate van benutting van de mogelijkheden en de  gebruiksvaardigheden  ervan. Verder is  bijzondere aandacht besteed aan de mate waarin beschikbare middelen in dienst waren van het beheer van de afval levenscyclus. In algemene zin is ook gekeken naar toegang tot en  beveiliging en herstel van gegevens.

Met de vergaarde informatie wilden het FUSP en haar partners, de  vier Gemeentes, gaan werken aan een Management Informatie Systeem voor het beheer van de afval levenscyclus.

Bij alle 4 Gemeentes bleken de IT gerelateerde issues vergelijkbaar te zijn. De omvang van de Gemeente bleek niet relevant te zijn. Wat mij wel opviel was  dat Inhambane, een relatief kleine Gemeente, veel zaken goed voor elkaar had. Later werd het voor mij deels duidelijk, waarom dit zo was. Deze Gemeente heeft al geruime tijd verschillende malen hulp gekregen van organisaties zoals de FUSP. Op het moment van mijn bezoek aan Inhambane waren er ook nóg twee hulpverleners actief om de Gemeente te  helpen haar beheer van de afval levenscyclus op te zetten en/ of te verbeteren, en de kadastrale gegevens te onderzoeken en reconstrueren. Daarnaast heeft  deze Gemeente een Internationale  luchthaven en kan daarom rekenen op de beïnvloeding  van veel andersdenkenden op haar grondgebied. Dit alles, denk ik, zorgt ervoor dat deze Gemeente zich beter ontwikkelt dan de overige drie. De grootste uitdaging voor alle vier Gemeentes is, vind ik, Informatiebeheer. Het verzamelen, opslaan en verwerken van  gegevens door de verschillende gemeentelijke departementen is óf te simplistisch opgezet óf ontbreekt in zijn geheel. Hierdoor is de informatievoorziening op veel niveaus niet efficiënt. Op zijn beurt lijdt de kwaliteit van het besluitvormingsproces hier onder.

Het advies aan de gemeenten was een mix van wat er nu meteen (korte termijn) kan en of moet gebeuren, en waar  op  langere termijn  aan gewerkt zou moeten  worden.

De samenwerking: Vanaf de aanvang van  dit project vonden wij het  belangrijk dat alle deelnemende partijen betrokken waren in het hele proces. De inventarisatie is dan ook uitgevoerd met de directe betrokkenheid van  de lokale partners. Hierdoor zijn de bevindingen niet alleen van het FUSP, maar ook en vooral van de lokale partners zelf.

Zorg punten: Ik ben nu in Nederland teruggekeerd en heb het gevoel, dat ik geen controle meer heb op datgeen wat straks met mijn adviezen  gedaan zal worden, en in hoeverre  de implementatie  in lijn zal  zijn met de geformuleerde aanbevelingen.

Leer punten: Voor een  mogelijk volgende missie en voor anderen die na mij voor het project zullen volgen, besteed voldoende tijd aan het definiëren van de doelstelling(en) van uw bijdrage (missie) aan het project.  Gebruik daarvoor het liefst een formulier waarin de belangrijke te beantwoorden vragen (te bereiken doelen) tijdens uw bezoek  zijn verwerkt.. Bespreek en plan samen met het verantwoordelijke lid van het permanente team, vaste momenten van terugkoppeling over de voortgang van uw opdracht gedurende de uitvoering hiervan. Laat u informeren over bijzonderheden bij elke activiteit waarbij van u een belangrijke rol wordt verwacht.

Algemene indrukken: Ik voelde mij in Mozambique, in de omgang met de mensen daar, heel erg op mijn gemak. Maar,  het verkrijgen van informatie vond ik  spannend. De beschikbare Informatie was vaak niet uitgewerkt. Men beschikt wel over informatie, maar kan niet garanderen dat deze meer  regel is dan uitzondering. Iedereen weet het en iedereen kan met deze informatie haar dagelijkse zaken blijkbaar onder controle houden. Dit is ook het geval op openbaar bestuursniveau. Informatie voorziening is het  voornaamste probleem bij de vier gemeentes. Men verzamelt informatie op een niet integrale wijze. Hierdoor wordt de aanwezige informatie  niet benut en de reële informatiebehoefte niet geëvalueerd. Een voorbeeld ; Om de afval levenscyclus te kunnen beheren verzamelen verschillende Gemeentelijke departementen gegevens.  Deze gegevens worden pas kwalitatief goede informatie, wanneer van te voren bekend is, waarom de gegevens verzameld worden, wie de belangstellenden zijn en hoe deze gegevens naar hun integriteit getoetst worden.

Het advies aan FUSP en de Gemeentes op het gebied van investeringen  in soft-/ of hardware is gesplitst in een investering die op korte termijn door FUSP mede gefinancierd wordt en een investering op lange termijn, waarbij de Gemeentes volledig verantwoordelijk zijn voor de financiering ervan. Op korte termijn financiert het FUSP de aanschaf van apparatuur, software en trainingen, die nodig zijn voor de opzet van een IT Infrastructuur die in staat is om de visie en missie van de lokale overheden te ondersteunen. De lokale overheden moeten gegevens kunnen verzamelen, verwerken tot informatie en presenteren om zo de besluitvorming te kunnen onderbouwen. Aan deze behoefte wordt voldaan met de implementatie  van de  aanbevelingen op korte termijn. Op lange termijn moeten de lokale overheden  in staat zijn om resource management te voeren. Dit betekent dat men  in staat moet zijn om het gevoerde beleid, met de ondersteuning van een deugdelijk  informatie beheer systeem ten uitvoer te brengen . Aan de Gemeentes is tevens geadviseerd om haar informatie- beheer/ management te herzien en/ of te ontwikkelen.

Verslagen van de activiteiten in Mozambique